勞動法資訊

打卡好麻煩!!雇主應如何完成置備出勤紀錄之義務!?

  昨(4)日,台北市某議員被爆違反勞基法、壓榨助理的報導,其中有部分爭議在於「強迫員工按指紋打卡上下班」,助理們甚至怒斥議員「根本就把助理當犯人看」。
  不過對於此點,小編其實是有點異議的,畢竟使員工上下班打卡,本就屬於勞基法上「雇主之義務,並不因為勞方不想打卡,就得以使雇主免除該義務喔!!

、勞動基準法第30條第5款:「雇主應置備勞工出勤紀錄,並保存五年。」
  首先,《勞基法》一直以來都有雇主須「置備」、「保存」出勤紀錄的規範,只是過往的「置備」、「保存」規範僅為1年;直於105年後才延展到5年,而此修正的主要目的,係因「工資清冊」之留存規範為五年,但出勤紀綠卻僅為1年,兩者的留存規範期間不同,故於爭議產生時,時常會衍生有工資清冊卻無出勤紀錄可相互比照的窘境。
  因此,為了避免勞資雙方對於工資、工時、休息、休假及職業災害認定(過勞等)等問題,產生認定上之爭議,並為了使勞工的工作時間與延長工時(加班)明確化,因此以法律強制課予雇主詳實紀載勞工出勤記錄之義務。

  承上,紀載勞工出勤紀錄(以分為單位),係屬於國家課予雇主的義務,故不得由勞工免除雇主此義務,簡言之,主製作出勤記錄這件事情,跟勞工「沒有直接關係」!!
  不過,由於雇主顯難以一己之力,製作全公司的出勤紀錄,因此此時基於勞動契約的從屬性、附隨義務,協助完成出勤紀錄當屬於勞工之「協力義務,因此若勞工堅持不打卡,雇主實則能依#工作規則視情節輕重予以懲戒喔!!畢竟,沒有置備、留存出勤紀錄的最低罰鍰可是9萬喔!!

二、出勤紀錄,應如何登載?
  實務中,曾見過事業單位為減少行政成本,而常以較簡便的方式進行出勤紀錄製作,進而導致違法情事產生,常見的樣態有:
  • 僅以班表作為替代,並未有實際時間的記載。
  • 紀錄僅以小時為單位,而未實際記載至分鐘數。
  請務必切記,按勞動基準法第30條第6款:「前項出勤紀錄,應逐日記載勞工出勤情形至分鐘為止。」故只要出勤紀錄沒有以「」為最小單位,該出勤紀錄即應為無效之紀錄,而且出勤記錄需要逐日登載,因此以班表直接替代出勤紀錄,尚非屬於適法之舉措。
  也因此,實務中許多事業單位都會對於出勤紀的製作感到很頭痛,但請各位人資夥伴應先理解,何謂出勤紀錄、其目的為何,當瞭解到其目的後,要製作出勤紀錄就會簡單一些了。
  其實,出勤記錄並非以任何特定形式為限,就法規要求雇主置備出勤紀錄之本意,無非係以了解勞工實際工作時數是否正當,並避免爭議發生時雙方皆無從舉證,因此出勤紀錄實則只要符合以下要件即可:
  1. 能從相關紀錄確實了解勞工出勤狀況
  2. 該紀錄能實際推算勞工出勤時間至分鐘數
  3. 勞工對於該紀錄沒有異議
只要雇主能完成上述要件,則無論以何種形式、流程進行記錄,皆不影響其作為出勤紀錄之效果

三、出勤紀錄,一定要以打卡方式辦法嗎?一定要由勞工親手登打嗎?
  誠如前述,出勤記錄係以避免勞資雙方對於工資、工時、休息、休假及職業災害認定(過勞等)等問題,產生認定上之爭議,因此只要能確明勞工的「出勤時間」,則出勤記錄其實並不受形式、樣貌所侷限,如「勞工在事業場所外工作時間指導原則」指引中二、(六)即明文:
非僅以事業單位之簽到簿 或出勤卡為限,可輔以電腦資訊或電子通信設備協助記載,例如:行車紀錄器、GPS紀錄器、電話、手機打卡、網路回報、客戶簽單、通訊軟體或其他可供稽核出勤紀錄之工具,於接受勞動檢查時,並應提出書面紀錄。

勞基法施行細則第21」條亦有明文:
本法第三十條第五項所定出勤紀錄,包括以簽到簿、出勤卡、刷卡機、門 禁卡、生物特徵辨識系統、電腦出勤紀錄系統或其他可資覈實記載出勤時間工具所為之紀錄

因此倘勞工無法或嫌煩麻不願每日打卡(高階主管尤其多),且雇主又不想藉由懲戒方式糾正勞工,則建議雇主,可採行以下作法:
  1. 由雇主自行紀錄工作時間起迄,並定期與勞工進行核對
  2. 由勞工以通訊軟體通報工作時間,再由雇主登載
  3. 其他任何可確定勞工出勤狀況之方式
  縱使上述出勤紀錄係由雇主登載,並非經過勞工親手進行;惟誠如前述,置備出勤紀錄係屬於雇主義務,勞工僅負協力義務」,故「出勤紀錄」本就非以勞工親自登打為必要只要雇主確實能按勞工實際出情狀況詳實登載,並定期與勞工確認該紀錄之正確性即可

  此外,還請要特別注意,前述「勞工在事業場所外工作時間指導原則」中所稱「行車紀錄器」,由於並不能證明勞工開車前有無提供勞務(如:車輛保養、檢修),故並不能認為已滿足「確實紀載勞工出勤狀況」之要件,故仍屬於有瑕疵、未詳實登載之出勤記錄,違反勞基法第30條第6款,恐會有處以裁2萬以上100萬以下罰鍰的可能。

四、小節

懶得看上面一堆字,看這串也不是不行:

  1. 製作出勤紀錄係雇主之義務,勞工僅負協力義務,因此雇主應主動積極製作、維護正確出勤紀錄
  2. 承上,實務中要求員工打卡,僅是確認此紀錄經勞工確認無誤;故由雇主製作完成後,定期與勞工確認,亦屬合法
  3. 出勤紀錄並無特定形式,但勞檢時都需提供書面資料 
  4. 出勤紀錄應記載到為止
  5. 出勤紀錄應詳實記載確切出勤時間,故不可以班表...等物替代(無法證明勞工確實依班表出勤)
  6. 出勤紀錄若有缺漏(漏登打)、無法完整顯現勞工工作時間…等狀況即屬違法,故請定期查核出勤狀況
  7. 外勤人員也需要製作出勤紀錄,可用工作報告、電話回報…等各類方式,以資雇主確認實際勞務提供狀況,並憑之製作出勤紀錄(仍應請勞工確認)。

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